회사 미팅에서 신경써야 할 점들
https://www.youtube.com/watch?v=bgjqQurrAHA
오늘도 하릴없이 유튜브를 보다가 부랄을 탁! 칠만큼 공감되는 영상을 보아서 간단하게 정리해 둔다. 미팅 문화나 습관에 대해서 이야기하는데, 영상을 보고나니 나 스스로도 부족한 점이 있어서 보강할 겸사겸사 써 둔다.
우선 미팅에 있어서 가장 중요한 건 "시간을 헛되이 쓰지 않도록 하는 것"이다. 아래 지표들이 시간을 헛되이 쓰는 신호일 수 있다.
- 미팅 잡기가 번거롭고 오래 걸림
- 미팅 들어가도 나랑 상관도 없고 세월아 네월아 시간만 버리고
- 미팅에서 뭔가 이야기는 하는데 하나도 결정사항이 없음
그렇다면 이러한 목적을 달성해야 하기 위해서 고려해야 할 요소들은 어떤 게 있을까. 짤막하게 정리해 보았다.
미팅의 문제 제기
당연하지만 미팅에 들어오는 사람들이 모두 어떤 주제에 대해서 이야기하는지 알고서 진행할 수 있게 백그라운드를 깔아줘야 한다. 글로 설명을 해주거나, 아니면 첨부 자료라도 날려주는 게 좋다. 아무것도 모르고 일단 들어오라고 하는 회의가 가장 최악의 시나리오라고 봄 (경험상......)
미팅 준비에 소요하는 시간 줄이기
미팅 준비에 드는 시간에는 크게 두 가지 요소가 있다고 생각한다.
- 여럿이서 미팅 시간 잡기: 의외로 미팅 가능한 시간 잡는데만 해도 상당히 시간이 오래 걸린다. 전사적인 캘린더 사용이 아주 필수적이다. 그렇지 않으면 모두에게 시간을 묻는 과정을 되풀이해야 하고 엄청난 시간 손해다. 그리고 모두가 시간이 맞지 않더라도 필수적인 사람이 아니라면 미팅이후 의견을 전달하는 식으로 빼고 진행할 수도 있다. 그리고 보통 저 캘린더 시스템은 미팅룸이나 Zoom도 같이 잡아주기 때문에 아주 개-꿀.
- 미팅 어젠다 준비하기: 미팅에서 무슨 안건을 들고 올 건지는 미리 준비해두는 것이 좋다. 이것도 프로그레시브한 미팅의 경우에는 미리 미팅 노트를 만들어서 회의때마다 다음 회의때 어떤 말을 할 건지 짬짬이 준비해두는 식으로 잘 활용할 수 있음. (이것도 요즘은 전사적인 캘린더에서 다 해준다)
미팅의 주체와 구성원
가끔 보면 "내 밑으로 다 모여"식의 미팅을 무조건적으로 진행하는 경우가 있는데 당연하게도 가장 옳지 않다. 연관이 있는 사람만 들어올 수 있도록 해야 한다. 그리고 해당 건으로 연관이 있어서 들어온 사람 또한, 적어도 자신이 미팅이 어떤 안건에 대해서 다루는지 알고 있고 기여할 생각으로 들어와야 한다.
그리고 이러한 문제 해결을 위한 미팅에서는 주최자가 안건을 주도적으로 결정해야 한다. 그렇지 않게 되면, 의견만 잔뜩 나오고 아무런 결정이 이루어지지 않아 모두의 시간 낭비가 이루어질 수 있다. 이를 돕기 위해서 "시간 제한"을 걸 수도 있을 것이다. 그리고 이런 문제해결을 위한 미팅은 필요한 사람 아무나 팔 수 있다; 꼭 높은 사람이 아니어도 팔 수 있어야 함!
다소 다른 성격의 미팅으로는 "프로세스 미팅"이라고 하여 주기적으로 상태 진행을 확인하기 위한 짧고정기적인 미팅이 있을 수 있다. 이 때는 물론 다 같이 들어와야 함.
아무래도 단순 개발만 하는 단계에서 슬슬 벗어나다 보니 이런 의사결정을 위한 방식에 요즈음은 자연스럽게 신경이 많이 쓰이게 되는 것 같다. 이렇게 매니저 트랙을 타게 되는 건가